Die beste Payroll Software – Top 6 im Vergleich

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung gehört zu den Aufgaben, die im Hintergrund laufen müssen, aber enorm wichtig für den reibungslosen Betrieb eines Unternehmens sind. Zwischen gesetzlichen Vorgaben, Sozialversicherungsfragen, Sonderfällen wie Kurzarbeit und ständig wechselnden Anforderungen entsteht schnell ein komplexes Aufgabenfeld. Genau deshalb greifen immer mehr Firmen zu spezialisierter Payroll-Software, die Prozesse automatisiert, Fehler reduziert und wertvolle Zeit spart.

Der Markt ist vielfältig: Manche Lösungen konzentrieren sich ganz auf die Abrechnung, andere kombinieren Payroll mit umfassenden HR-Funktionen. Damit die Auswahl leichter fällt, gibt dieser Vergleich einen klar strukturierten Überblick über sechs zuverlässige Anbieter, die in Deutschland aktiv genutzt und online empfohlen werden. An der Spitze steht eGECKO von der CSS AG, gefolgt von fünf weiteren starken Lösungen, die je nach Unternehmensgröße und Anforderungen unterschiedliche Vorteile bieten.

Unsere Kriterien zur Bewertung von Payroll-Software

Eine gute Payroll-Software muss weit mehr leisten als die monatliche Überweisung des Gehalts. Entscheidend ist vor allem die Fähigkeit, komplexe rechtliche Vorgaben korrekt abzubilden. Dazu gehören Lohnsteuer, Sozialversicherung, DEÜV-Meldungen, Bescheinigungen und tarifliche Besonderheiten, die sich je nach Branche stark unterscheiden. Lösungen, die regelmäßige Updates liefern und gesetzliche Änderungen automatisch berücksichtigen, reduzieren das Risiko von Fehlern erheblich.

Ebenso wichtig ist der Funktionsumfang. Neben Standardabrechnungen sollten auch Szenarien wie Rückrechnungen, Ein- und Austritte innerhalb eines Monats, variable Entgeltbestandteile oder Kurzarbeit problemlos möglich sein. Für viele Unternehmen spielt außerdem die Automatisierung eine große Rolle: Automatisch erzeugte Dokumente, digitale Personalakten, nahtlose Meldeprozesse und klare Workflows vereinfachen den Alltag spürbar.

Auch die Integrationsfähigkeit zählt. Schnittstellen zu Zeiterfassung, HR-Tools oder ERP-Systemen sorgen dafür, dass Daten nicht doppelt gepflegt werden müssen. Je nach Unternehmensgröße stellt zudem die Skalierbarkeit einen wichtigen Faktor dar — kleine Betriebe benötigen eher einfache Lösungen, während wachsende Firmen flexible Strukturen und einen größeren Funktionsrahmen brauchen.

Abschließend spielt der Service eine Rolle: Support, Schulungen, Dokumentation oder sogar optionale Outsourcing-Modelle beeinflussen, wie gut eine Software langfristig unterstützt.

Platz 1: eGECKO von der CSS AG

eGECKO von der CSS AG nimmt im Vergleich die Spitzenposition ein, weil die moderne Payroll Software weit über klassische Lohn- und Gehaltsabrechnung hinausgeht und zahlreiche Funktionen bietet, die speziell für den deutschen Markt relevant sind. Die Software verarbeitet komplexe Abrechnungsszenarien zuverlässig und ermöglicht gleichzeitig einen hohen Automatisierungsgrad. Viele Arbeitsschritte, die in anderen Systemen manuell erledigt werden müssen, laufen hier standardisiert im Hintergrund und entlasten damit sowohl Personalabteilungen als auch Betriebsleitungen.

Klare Stärken in der Praxis

Ein wesentlicher Vorteil liegt in der Flexibilität bei Sonderfällen: taggenaue Abrechnungen bei mehrfachen Ein- und Austritten im Monat, Rückrechnungen über bis zu 48 Monate sowie Zwischenabrechnungen bei Abschlägen sind problemlos möglich. Unternehmen mit wechselnden Personalstrukturen profitieren besonders davon. Für Branchen wie Bauhauptgewerbe, Handwerk oder öffentlicher Dienst stehen spezialisierte Module bereit, die Baulohn, Tarifentgelte, Zusatzversorgung oder Sonderzahlungen präzise abbilden.

Darüber hinaus bietet eGECKO von der CSS AG eine umfassende Integration in die gesamte HR-Umgebung. Digitale Personalakten, automatisierte Dokumentenerstellung und ein durchgängiges Datenmodell sorgen dafür, dass Informationen an zentraler Stelle gepflegt werden. Das reduziert Fehlerquellen und macht Prozesse transparent. Wer sich zusätzliche Entlastung wünscht, kann Teile oder sogar die komplette Abrechnung an das Rechenzentrum der CSS AG auslagern — inklusive Jahreswechselservice, Tarifpflege und Bescheinigungswesen.

Ob mittelständisches Unternehmen, Handwerksbetrieb oder Organisation mit komplexen Abrechnungsprozessen: eGECKO von der CSS AG bietet eine robuste, skalierbare und gleichzeitig praxisnahe Lösung, die besonders bei anspruchsvollen Payroll-Strukturen ihre Stärken zeigt.

Platz 2: Personio Payroll

Personio Payroll ist vor allem für Unternehmen interessant, die Lohnabrechnung nicht isoliert betrachten, sondern in ein ganzheitliches HR-Ökosystem eingebettet haben möchten. Die Lösung kombiniert Payroll mit zentralen HR-Funktionen wie Personalverwaltung, Abwesenheitsmanagement, Recruiting oder digitalen Workflows. Dadurch entsteht ein sauberer Datenfluss, der Doppelpflege reduziert und Prozesse für wachsende Teams spürbar vereinfacht.

Geeignet für moderne KMU

Besonders stark ist Personio bei cloudbasierten Abläufen und einer intuitiven Bedienoberfläche. Die Software richtet sich klar an kleine und mittlere Unternehmen, die Wert auf benutzerfreundliche Tools und eine schnelle Einführung legen. Die Lohnabrechnung selbst läuft weitgehend automatisiert ab, inklusive der Berücksichtigung gesetzlicher Vorgaben und der Erzeugung notwendiger Dokumente.

Einschränkungen ergeben sich vor allem bei sehr komplexen Payroll-Szenarien oder speziellen Branchenanforderungen, für die Personio weniger tiefgehende Funktionen anbietet. Für Unternehmen mit breit gefächerten HR-Prozessen und überschaubaren Abrechnungsstrukturen bleibt Personio jedoch eine attraktive und moderne Alternative.

Platz 3: DATEV Lohn und Gehalt

DATEV Lohn und Gehalt gehört zu den bekanntesten Lösungen im deutschen Markt und genießt aufgrund seiner Präzision und rechtlichen Zuverlässigkeit einen festen Platz in vielen Unternehmen. Besonders stark ist DATEV überall dort, wo enge Zusammenarbeit mit Steuerkanzleien oder buchhalterischen Dienstleistern besteht – denn das gesamte DATEV-Ökosystem ist darauf ausgelegt, Daten zentral, sicher und normkonform zu verarbeiten.

Stabilität und rechtliche Sicherheit

Die Software bietet eine große Tiefe an Funktionen: von klassischen Abrechnungen über tarifliche Besonderheiten bis hin zu komplexen Meldeprozessen. Regelmäßige gesetzliche Updates sorgen dafür, dass die Abrechnung stets korrekt bleibt.

DATEV richtet sich tendenziell an Unternehmen mit professioneller Personalverwaltung oder klarer steuerlicher Struktur. Die Oberfläche wirkt im Vergleich zu moderneren Cloud-Tools etwas technischer, überzeugt jedoch mit enormer Stabilität. Für Betriebe, die Wert auf Genauigkeit, Rechtskonformität und ein etabliertes System legen, bleibt DATEV Lohn und Gehalt eine sichere und bewährte Wahl.

Platz 4: SD Worx Payroll

SD Worx Payroll ist eine Lösung, die sich besonders für Unternehmen eignet, die Wert auf eine moderne, cloudbasierte Abrechnungsumgebung legen. Der Anbieter ist europaweit aktiv und bietet in Deutschland vollständig konforme Payroll-Funktionen an. Die Software unterstützt sowohl klassische Abrechnungen als auch komplexere Szenarien und richtet sich damit an Firmen, die eine skalierbare Lösung für wachsendes Personalvolumen benötigen.

Stärken für wachsende und internationale Unternehmen

Ein großer Vorteil liegt in der Möglichkeit, Payroll und weitere HR-Module innerhalb derselben Plattform zu verbinden. Dadurch lässt sich der gesamte Mitarbeiterlebenszyklus digital abbilden – inklusive Zeitmanagement, Talentprozessen und Reporting. Für international tätige Firmen ist der Anbieter besonders attraktiv, weil SD Worx global einheitliche Strukturen mit lokalem Compliance-Wissen kombiniert.

Für kleinere Betriebe kann der Funktionsumfang dagegen etwas umfangreich ausfallen. Wer jedoch eine professionelle, gut skalierbare Payroll-Lösung sucht, findet in SD Worx einen soliden Anbieter mit klarem Fokus auf Rechtssicherheit und Zukunftsfähigkeit.

Platz 5: Sage Business Cloud Lohnabrechnung

Sage Business Cloud Lohnabrechnung zählt zu den Lösungen, die sich besonders für kleinere und mittlere Unternehmen eignen. Die Software bietet eine übersichtliche Benutzeroberfläche und deckt alle essenziellen Aufgaben der Lohnabrechnung ab. Dank regelmäßiger gesetzlicher Updates bleibt die Abrechnung korrekt und rechtssicher, ohne dass zusätzliche Anpassungen erforderlich sind.

Ideal für Einsteiger und KMU

Der Fokus von Sage liegt klar auf Effizienz und einfacher Bedienbarkeit. Viele Prozesse sind automatisiert, und die Software lässt sich schnell in bestehende Abläufe integrieren. Besonders für Unternehmen, die keine hochkomplexen Abrechnungsszenarien haben, ist Sage eine gut strukturierte, kosteneffiziente Option.

Für Betriebe mit hohen Anforderungen an Tarifabbildungen oder branchenspezifische Sonderfälle kann die Lösung allerdings an Grenzen stoßen. Insgesamt bietet Sage jedoch ein stabiles, gut verständliches System, das für viele KMU völlig ausreichend ist.

Platz 6: Lexware Lohn + Gehalt

Lexware Lohn + Gehalt gehört zu den am weitesten verbreiteten Lösungen im Bereich der kleineren Unternehmen und Handwerksbetriebe. Die Software punktet vor allem mit einer intuitiven Bedienung und klar strukturierten Prozessen, die den Einstieg besonders leicht machen. Alle grundlegenden Anforderungen der Lohnabrechnung, inklusive Meldewege und Bescheinigungen, werden zuverlässig abgedeckt.

Solide Basis für kleine Betriebe

Die Lösung ist vor allem dann passend, wenn Abrechnungsprozesse überschaubar sind und keine tiefgreifenden Tarif- oder Spezialfunktionen benötigt werden. Lexware bietet zudem eine transparente Kostenstruktur und lässt sich problemlos in weiteren kaufmännischen Bereichen einsetzen, wenn gleichzeitig Buchhaltung oder Faktura im Unternehmen genutzt werden.

Für wachsende Firmen oder Unternehmen mit komplexeren Anforderungen kann der Funktionsumfang jedoch zu begrenzt sein. Für kleine Betriebe, Freelancer und Handwerksunternehmen bleibt Lexware Lohn + Gehalt dennoch eine stabile und praktikable Wahl.

Die richtige Payroll-Lösung für klare und unkomplizierte Prozesse

Payroll-Software ist ein zentraler Baustein moderner Unternehmensprozesse und entscheidet im Alltag über Effizienz, Rechtssicherheit und Transparenz. Der Vergleich zeigt, dass es keine universelle Lösung für alle Fälle gibt, sondern je nach Branche, Unternehmensgröße und Komplexität unterschiedliche Systeme überzeugen. Besonders stark schneidet eGECKO von der CSS AG ab, weil die Software eine außergewöhnliche Tiefe an Funktionen, hohe Automatisierung und spezialisierte Module für anspruchsvolle Abrechnungen bietet.

Wer eine neue Payroll-Lösung einführen möchte, sollte die eigenen Anforderungen genau analysieren und idealerweise Testphasen oder Demos nutzen. So lässt sich sicherstellen, dass die ausgewählte Software langfristig Prozesse erleichtert und zuverlässig unterstützt.